Política de Privacidad
y Protección de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Soluciones de Información S.A.S. (“Solinfo” o “la Empresa”) es la sociedad desarrolladora y operadora de la Plataforma de Gestión Estatal SIIFWEB. En su calidad de responsable del tratamiento, determina los fines y medios para el procesamiento de los datos personales que recopila a través de su sitio web y plataformas digitales.

2. Marco Normativo

La presente política se rige por las siguientes disposiciones legales colombianas e internacionales aplicables:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
• Decreto 1377 de 2013 (incorporado al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) — Reglamentación de la Ley 1581 de 2012.
• Ley 1266 de 2008 — Disposiciones sobre hábeas data y datos financieros.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Instrucciones sobre protección de datos personales.
• Ley 2300 de 2023 — Sobre mensajes de datos no solicitados.
• Marcos internacionales de referencia: GDPR (UE) 2016/679, como estándar de buenas prácticas.

Los principios que rigen el tratamiento de datos en Solinfo son: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, de conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

3. Datos Personales que Recopilamos

Dependiendo de su interacción con nuestra plataforma, podemos recopilar las siguientes categorías de datos:

3.1 Datos proporcionados directamente

• Datos de contacto: Nombre completo, cargo, nombre de la entidad pública o empresa, correo electrónico institucional, número de teléfono o celular.
• Datos de solicitud: Mensaje o descripción de necesidades enviado a través del formulario de contacto.
• Datos de comunicación: Registro de conversaciones iniciadas a través del asistente virtual, WhatsApp o correo electrónico.

3.2 Datos recopilados automáticamente

• Datos de navegación: Dirección IP (anonimizada), tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de sesión, URL de referencia.
• Datos de dispositivo: Identificadores de dispositivo, resolución de pantalla, idioma del sistema.
• Cookies y tecnologías similares: Según lo descrito en la sección 7 de esta política.

3.3 Datos que NO recopilamos

Solinfo no recopila datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (origen racial, convicciones religiosas, datos de salud, orientación sexual, datos biométricos, entre otros), ni datos de menores de edad de manera directa a través de su sitio web público.

4. Finalidades del Tratamiento

Sus datos personales serán tratados únicamente para las siguientes finalidades:

1. Atención de solicitudes: Responder consultas, solicitudes de demostración, cotizaciones o cualquier requerimiento enviado a través del sitio web o canales de contacto.
2. Gestión comercial: Coordinar reuniones, presentaciones y procesos de vinculación de nuevos clientes, incluyendo el seguimiento de oportunidades comerciales.
3. Comunicaciones informativas: Enviar información sobre actualizaciones de la plataforma SIIFWEB, cambios normativos relevantes para el sector público o invitaciones a eventos, siempre que el titular haya otorgado su consentimiento expreso.
4. Soporte técnico y operativo: Prestar asistencia técnica a clientes activos de SIIFWEB, gestionar incidentes y coordinar actualizaciones.
5. Mejora del servicio: Analizar el uso del sitio web de forma agregada y anónima para mejorar la experiencia de navegación y el rendimiento de la plataforma.
6. Cumplimiento legal: Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias o contractuales exigibles a Soluciones de Información S.A.S.

Sus datos no serán vendidos, cedidos ni transferidos a terceros con fines comerciales ajenos a las finalidades descritas anteriormente.

5. Transferencia y Transmisión de Datos

En el marco de la prestación del servicio, sus datos pueden ser tratados por los siguientes encargados del tratamiento, bajo las garantías contractuales exigidas por la Ley 1581 de 2012:

• Amazon Web Services (AWS): Proveedor de infraestructura en la nube. Los datos pueden procesarse en servidores ubicados en región us-east-1 (Norte de Virginia, EE.UU.) con estándares de seguridad certificados (ISO 27001, SOC 2).
• Oracle Cloud Infrastructure (OCI): Proveedor de base de datos y servicios de cómputo en la nube, con certificaciones internacionales de seguridad.
• Proveedores de comunicaciones: Herramientas de correo electrónico corporativo y mensajería utilizados para la atención al cliente.

Toda transferencia internacional de datos se realiza bajo las garantías del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y los contratos de encargo de tratamiento suscritos con cada proveedor. Solinfo no realiza transferencias internacionales fuera de este marco.

6. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene los siguientes derechos como titular de datos personales:

• Acceso: Conocer qué datos personales suyos están siendo tratados por Solinfo.
• Rectificación: Solicitar la actualización o corrección de datos inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.
• Revocación de la autorización: Retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento, sin efecto retroactivo.
• Prueba de autorización: Solicitar la acreditación del consentimiento dado para el tratamiento de sus datos.
• Queja ante la SIC: Presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que sus derechos han sido vulnerados.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, en especial las de carácter comercial o de mercadeo.

6.1 Cómo ejercer sus derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe su solicitud al canal habilitado:

Si su solicitud no es resuelta satisfactoriamente, puede elevar su reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través de www.sic.gov.co.

7. Política de Cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto que los sitios web almacenan en su dispositivo para recordar preferencias y mejorar la experiencia de navegación. A continuación describimos las cookies utilizadas en siifweb.com:

Categoría	Nombre / Identificador	Finalidad	Duración	Consentimiento
Esenciales	siif_cookie_consent	Registra la preferencia de cookies del usuario para no mostrar el banner repetidamente.	365 días	Requerida
Funcionales	siif_chat_state	Recuerda si el asistente virtual fue abierto en la sesión actual.	Sesión	Opcional
Analíticas	—	Actualmente no se usan herramientas de análisis con cookies de seguimiento. En caso de implementarse, se actualizará esta política y se requerirá consentimiento previo.	—	N/A
Publicidad	—	Solinfo no utiliza cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros con fines publicitarios.	—	N/A

7.1 Cómo gestionar las cookies

Puede gestionar sus preferencias de cookies a través del banner de consentimiento que aparece en su primera visita al sitio, o mediante la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que deshabilitar cookies esenciales puede afectar el funcionamiento del sitio.

Para más información sobre cómo gestionar cookies en su navegador:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Apple Safari
• Microsoft Edge

8. Medidas de Seguridad

Soluciones de Información S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, destrucción o alteración. Entre estas medidas se encuentran:

• Cifrado de comunicaciones mediante TLS 1.3 (HTTPS) en todos los canales web.
• Control de acceso basado en roles con principio de mínimo privilegio.
• Copias de seguridad automáticas con cifrado en reposo.
• Auditorías periódicas de seguridad y pruebas de penetración.
• Capacitación continua del equipo en protección de datos y ciberseguridad.
• Operación bajo el estándar ISO/IEC 27001 de gestión de seguridad de la información.
• Plan de respuesta a incidentes de seguridad con notificación a titulares y a la SIC cuando sea legalmente requerido.

Aunque implementamos estándares de seguridad robustos, ningún sistema es completamente infalible. En caso de incidente de seguridad que afecte sus datos, será notificado de conformidad con la normativa aplicable.

9. Datos de Menores de Edad

El sitio web de SIIFWEB está dirigido exclusivamente a funcionarios públicos, representantes de entidades del Estado y profesionales del sector tecnológico. Solinfo no recopila conscientemente datos de menores de edad (personas menores de 18 años) a través de su sitio web público.

Si tiene conocimiento de que un menor de edad ha proporcionado datos a través de nuestros formularios, le solicitamos notificarnos de inmediato a privacidad@solinfo.com.co para proceder con su eliminación.

10. Vigencia y Modificaciones

La presente Política de Privacidad entra en vigencia a partir de enero de 2025 y permanecerá vigente hasta que sea reemplazada por una nueva versión.

Soluciones de Información S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, en respuesta a cambios normativos, actualizaciones de servicio o mejoras en sus prácticas de privacidad. Toda modificación será:

• Publicada en esta misma página con la fecha de actualización.
• Notificada a los titulares que hayan proporcionado correo electrónico, cuando los cambios sean sustanciales.
• Sometida a nueva solicitud de consentimiento cuando los cambios afecten las finalidades del tratamiento.

11. Canal de Atención de Datos Personales

Para ejercer sus derechos, formular preguntas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, puede comunicarse con el área responsable de protección de datos de Soluciones de Información S.A.S.:

Si considera que sus derechos no han sido atendidos satisfactoriamente, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio:

• Sitio web: www.sic.gov.co
• Línea gratuita: 01-8000-910-165
• Dirección: Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C.